Strona wydarzenia, rejestracja, abstrakty, aplikacja mobilna, recepcja i punkty edukacyjne w jednym miejscu
Organizacja konferencji naukowej to dużo więcej niż przygotowanie programu i zaproszenie prelegentów. To rejestracja uczestników, sprzedaż biletów, obsługa warsztatów, zbieranie abstraktów, komunikacja z uczestnikami, recepcja na miejscu, kontrola obecności, wydawanie identyfikatorów, obsługa gości VIP, rozliczanie punktów edukacyjnych i bieżące informowanie uczestników o zmianach.
Dlatego stworzyliśmy system, który wspiera organizatora na każdym etapie konferencji: od uruchomienia strony wydarzenia, przez formularze rejestracyjne i aplikację mobilną, aż po obsługę recepcji i raporty po zakończeniu wydarzenia.
Nasze rozwiązanie sprawdza się szczególnie dobrze przy konferencjach medycznych, naukowych, branżowych i stowarzyszeniowych, gdzie ważne są nie tylko wygoda uczestnika, ale też porządek w danych, sprawna logistyka i wiarygodna dokumentacja obecności.
Jeden system zamiast kilku osobnych narzędzi
Konferencja naukowa wymaga wielu elementów, które muszą działać razem. Strona internetowa powinna być aktualna, formularz rejestracyjny powinien obsługiwać różne typy uczestników, warsztaty często mają limity miejsc, a aplikacja mobilna musi pokazywać uczestnikom aktualny program, abstrakty, prelegentów i informacje logistyczne.
W naszym systemie wszystkie te elementy są połączone.
Organizator może korzystać z:
- strony internetowej wydarzenia,
- formularza rejestracji uczestników,
- sprzedaży biletów i płatnych warsztatów,
- formularza zbierania abstraktów,
- treści w wielu językach,
- kampanii e-mail i SMS,
- aplikacji mobilnej dla uczestników,
- aplikacji recepcyjnej,
- kontroli obecności na wykładach i warsztatach,
- obsługi punktów edukacyjnych,
- ankiet i testów w aplikacji,
- obsługi VIP,
- wydawania sprzętu, np. słuchawek do tłumaczeń symultanicznych,
- raportów po wydarzeniu.
Dzięki temu organizator nie musi łączyć kilku przypadkowych narzędzi, ręcznie przenosić danych ani budować osobnych procesów dla rejestracji, recepcji, aplikacji i komunikacji.
Strona internetowa konferencji
Strona wydarzenia jest centrum informacji dla uczestników. To tutaj trafiają osoby zainteresowane udziałem, sprawdzają program, ceny, prelegentów, partnerów, lokalizację oraz zasady rejestracji.
W ramach systemu przygotowujemy stronę konferencji, która może zawierać między innymi:
- opis wydarzenia,
- program konferencji,
- listę prelegentów,
- moduł partnerów i sponsorów,
- informacje o lokalizacji,
- cennik,
- regulamin,
- formularz kontaktowy,
- sekcję abstraktów,
- wersje językowe,
- integrację z rejestracją i płatnościami.
Strona może być aktualizowana na bieżąco, a jej treści mogą być spójne z aplikacją mobilną. Gdy zmienia się agenda, prelegent, sala lub opis warsztatu, uczestnicy mogą otrzymywać aktualne informacje również w aplikacji.
Rejestracja, sprzedaż biletów i warsztaty z limitami miejsc
W konferencjach naukowych często występuje kilka typów uczestników: członkowie stowarzyszenia, studenci, uczestnicy standardowi, prelegenci, partnerzy, VIP-y czy osoby zakwalifikowane do sesji posterowej.
Do tego dochodzą dodatkowe elementy: płatne warsztaty, kolacje, sesje specjalne, limity miejsc, różne ceny oraz dane do faktury lub rachunku.
Nasz formularz rejestracyjny może obsługiwać takie scenariusze w jednym procesie. Uczestnik wybiera odpowiedni pakiet, dodaje warsztaty, uzupełnia dane, dokonuje płatności i otrzymuje potwierdzenie z indywidualnym kodem QR.
Organizator zyskuje uporządkowaną bazę uczestników, aktualny status płatności i kontrolę nad dostępnością miejsc na warsztatach.
Formularz zbierania abstraktów
W wydarzeniach naukowych ważnym elementem jest obsługa abstraktów, sesji posterowych i zgłoszeń wystąpień.
System może zostać rozszerzony o formularz przyjmowania abstraktów, w którym autorzy przesyłają swoje zgłoszenia zgodnie z wymaganiami organizatora. Dane trafiają do uporządkowanej bazy, co ułatwia ich późniejszą weryfikację, ocenę i publikację w aplikacji lub na stronie wydarzenia.
To szczególnie przydatne przy konferencjach, które łączą część wykładową, warsztatową i naukową.
Aplikacja mobilna dla uczestników
Aplikacja mobilna pomaga uczestnikom odnaleźć się w programie konferencji i korzystać z wydarzenia bez konieczności drukowania materiałów.
W aplikacji mogą znaleźć się:
- agenda konferencji,
- opisy wykładów i warsztatów,
- profile prelegentów,
- abstrakty,
- informacje o partnerach,
- mapa lub informacje logistyczne,
- powiadomienia push,
- ankiety,
- testy,
- certyfikaty lub informacje o punktach,
- indywidualny kod QR uczestnika.
Dla uczestnika oznacza to szybki dostęp do najważniejszych informacji. Dla organizatora — kanał komunikacji, który działa również wtedy, gdy trzeba przekazać zmianę sali, przypomnienie o warsztacie albo ważny komunikat organizacyjny.
Aplikacja recepcyjna i szybka obsługa uczestników
Dzień rozpoczęcia konferencji to moment, w którym technologia naprawdę musi działać. Kolejki przy recepcji, błędne dane, brak identyfikatorów, nieopłacone zgłoszenia albo pytania o warsztaty potrafią szybko obciążyć zespół organizatora.
Aplikacja recepcyjna pozwala sprawnie obsługiwać uczestników na miejscu.
Zespół recepcji może:
- wyszukać uczestnika po nazwisku, firmie lub kodzie QR,
- potwierdzić obecność,
- sprawdzić status płatności,
- wydać identyfikator,
- oznaczyć odbiór materiałów,
- obsłużyć uczestników VIP,
- zweryfikować udział w warsztacie,
- skanować wejścia na wykłady lub sesje specjalne,
- oznaczyć wydanie sprzętu, np. słuchawek do tłumaczeń symultanicznych.
Dzięki temu recepcja nie jest oderwanym procesem, ale częścią całego systemu konferencji.
Kontrola obecności i punkty edukacyjne
W wielu konferencjach medycznych i naukowych sama rejestracja uczestnika nie wystarcza. Organizator musi wiedzieć, czy dana osoba faktycznie uczestniczyła w wykładzie, warsztacie lub sesji, za którą przysługują punkty edukacyjne.
System umożliwia sprawdzanie obecności przy wejściu na wybrane aktywności. Kod QR z identyfikatora lub aplikacji uczestnika może być skanowany przed wykładem, warsztatem albo sesją specjalną.
Na tej podstawie organizator może zebrać dane potrzebne do potwierdzenia udziału, przyznania punktów i przygotowania raportów po wydarzeniu.
Testy i ankiety w aplikacji
Konferencje naukowe coraz częściej wymagają nie tylko potwierdzenia obecności, ale również aktywnego udziału uczestnika. W takich przypadkach można wykorzystać moduł ankiet i testów w aplikacji mobilnej.
Uczestnik może wypełnić test po wykładzie lub bloku tematycznym, a organizator otrzymuje wyniki w systemie. Ten sam moduł można wykorzystać także do ankiet satysfakcji, oceny wykładów, zbierania opinii o warsztatach lub głosowania podczas sesji.
To wygodny sposób na połączenie edukacji, interakcji i dokumentacji wydarzenia.
Komunikacja e-mail, SMS i push
Przy konferencji naukowej komunikacja z uczestnikami zaczyna się długo przed wydarzeniem i trwa również po jego zakończeniu.
System może obsługiwać kampanie:
- e-mail,
- SMS,
- push w aplikacji mobilnej.
Dzięki temu organizator może przypominać o płatnościach, wysyłać informacje organizacyjne, komunikować zmiany w agendzie, promować warsztaty z wolnymi miejscami, przypominać o pobraniu aplikacji lub przekazywać informacje po zakończeniu konferencji.
SMS-y szczególnie dobrze sprawdzają się przy pilnych komunikatach oraz przypomnieniach, które powinny dotrzeć do uczestnika szybko i bezpośrednio.
Case study: Optometria
Jednym z przykładów wykorzystania naszego systemu jest konferencja Optometria — wydarzenie naukowe dla środowiska optometrystów.
W tym projekcie organizator korzysta z rozbudowanego scenariusza obsługi wydarzenia: strony internetowej konferencji, sprzedaży biletów, płatnych warsztatów, aplikacji mobilnej, recepcji, kampanii SMS i komunikacji z uczestnikami.
Konferencja obejmuje część wykładową, warsztaty, prelegentów, partnerów oraz elementy logistyczne typowe dla dużego wydarzenia branżowego. Uczestnicy mogą korzystać z aplikacji mobilnej, a organizator ma możliwość sprawnej obsługi rejestracji i recepcji.
Szczególnie ważnym elementem są płatne warsztaty, które cieszą się dużym zainteresowaniem. W takim scenariuszu system musi nie tylko przyjąć zgłoszenie, ale też kontrolować dostępność miejsc, obsłużyć płatności, przypisać uczestnika do odpowiednich aktywności i umożliwić weryfikację obecności na miejscu.
W przypadku Optometrii system wspiera także komunikację SMS oraz bieżące informowanie uczestników, co ma duże znaczenie przy wydarzeniu z bogatym programem i dużą liczbą aktywności.
Dlaczego organizatorzy konferencji naukowych wybierają taki system?
Bo przy większym wydarzeniu nie wystarczy prosty formularz zgłoszeniowy.
Organizator potrzebuje narzędzia, które poradzi sobie z wieloma typami uczestników, płatnościami, warsztatami, limitami miejsc, wersjami językowymi, abstraktami, aplikacją mobilną, recepcją i raportami po wydarzeniu.
Największe korzyści to:
- mniej pracy ręcznej,
- mniej błędów w danych,
- szybsza recepcja,
- lepsza komunikacja z uczestnikami,
- większa kontrola nad warsztatami,
- możliwość dokumentowania obecności,
- wygodna aplikacja dla uczestników,
- spójny proces od rejestracji do raportu końcowego.
Dobrze wdrożony system nie zastępuje zespołu organizatora. On pozwala temu zespołowi pracować szybciej, spokojniej i z większą kontrolą.
Dla jakich wydarzeń sprawdzi się nasze rozwiązanie?
System najlepiej sprawdza się przy wydarzeniach takich jak:
- konferencje naukowe,
- kongresy medyczne,
- konferencje stowarzyszeń,
- wydarzenia edukacyjne z punktami,
- sympozja,
- zjazdy branżowe,
- konferencje z warsztatami,
- wydarzenia z sesją posterową,
- konferencje wielojęzyczne,
- wydarzenia z rozbudowaną recepcją i obsługą VIP.
Jeżeli wydarzenie ma wielu uczestników, kilka ścieżek programu, płatne warsztaty, punkty edukacyjne albo potrzebę kontroli obecności, warto wdrożyć system, który został zaprojektowany właśnie do takich scenariuszy.
Obsługa przed, w trakcie i po wydarzeniu
Pracujemy z organizatorami na każdym etapie projektu.
Przed wydarzeniem pomagamy przygotować stronę, formularze, rejestrację, aplikację, treści, płatności i komunikację z uczestnikami.
W trakcie wydarzenia system wspiera recepcję, skanowanie kodów QR, obsługę uczestników, kontrolę obecności, komunikaty i bieżące zmiany w programie.
Po wydarzeniu organizator może korzystać z danych, raportów, wyników ankiet, list obecności i informacji potrzebnych do rozliczenia udziału uczestników.
Dzięki temu technologia nie jest dodatkiem na końcu przygotowań, ale realnym wsparciem całej organizacji konferencji.
Planujesz konferencję naukową?
Jeżeli organizujesz konferencję naukową, medyczną lub branżową i potrzebujesz systemu, który obsłuży stronę wydarzenia, rejestrację, płatności, abstrakty, aplikację mobilną, recepcję i kontrolę obecności — porozmawiajmy.
Pokażemy Ci, jak może wyglądać proces uczestnika od pierwszego wejścia na stronę po odbiór identyfikatora i udział w wykładach.
Umów prezentację systemu i sprawdź, jak możemy pomóc w obsłudze Twojej konferencji.
